La dinàmica empresarial actual impregnada per una gran competència, fa que les empreses tinguin la necessitat de dotar-se de mitjans per afinar els preus dels articles o serveis que ofereixen al Mercat i conèixer el seu marge de contribució. Sortosament les modernes eines informàtiques ens poden aportar la solució a aquest problema. El que cal, és tenir les idees clares de què volem i per tant què necessitem i com ho volem processar.
Aquest problema de la fixació de preus i coneixement de marges s’agreuja en les empreses que s’internacionalitzen, ja que sobre les seves operacions hi incideixen temes com els transports, els embalatges, les assegurances, les comissions i les despeses financeres, que acostumen a suposar costos sovint ben diferenciats d’una operació a una altra. Per això es fa necessari establir una metodologia interna que li permeti a l’empresa determinar amb precisió aquests temes, per d’aquesta manera conèixer els marges de cada operació.
Per això, és del tot aconsellable instaurar l’hàbit d’elaborar el pressupost anual d’ingressos i de despeses, tenint molt present que aquesta no pot ser una tasca d’una persona sola, sinó que ha de ser un treball col·lectiu, buscant l’acord i el compromís dels diversos departaments de l’empresa. El departament comercial ha de fer l’esforç per estudiar quina facturació podrà fer l’empresa per línies d’activitat, canals de distribució, pels diversos clients, països, etc. mentre que els departaments Tècnic, de Producció i d’Administració hauran d’estudiar el nivell de costos i estructurar una previsió de compte de resultats i de balanç.
Un dels objectius de la confecció del pressupost és la determinació dels costos unitaris, que han de servir de guia per a l’elaboració dels escandalls dels seus productes o per pressupostar els seus serveis. Si no es disposa del pressupost anual, no serà possible avaluar quins preus hem d’aplicar i per tant no tindrem la seguretat que els preus que donem siguin o no adequats, des del punt de vista dels costos generats per l’operació.
Una vegada elaborat el pressupost anual, una bona manera de conèixer els costos unitaris és distribuir els costos per centres homogenis, és a dir, seccions, àrees o a vegades màquines o instal·lacions que són les “clau” en el nostre procés operatiu i sobre les quals és possible assignar-hi els seus costos directes (personal, lloguer, energia, manteniment, etc.). En línies generals, ens va bé distingir dos tipus de Centres; els “productius” i els de “servei”. Els centres “productius” es corresponen a Seccions, instal·lacions o a vegades màquines complexes; mentre que els de “servei” són els indirectes i de suport, el coneixement dels quals ens serà també de gran utilitat, com ara l’oficina tècnica, el disseny, o comercial i administració.
La fase següent serà l’assignació d’una unitat de cost per a cada un dels centres. Unitat que és la que ens permetrà avaluar la seva producció en termes homogenis, és a dir, la que ens permet sumar articles o serveis molt diferents. Per això, les unitats de cost més utilitzades en els centres productius són les hores de persona o les hores de màquina anuals empleades; perquè sempre el període de referència és bo i més senzill que sigui l’any. D’aquesta manera, per exemple, podem saber la producció d’un taller de caldereria, o un taller de confecció, o una empresa que fa instal·lacions, en termes homogenis, ja que en cas contrari és impossible sumar els diversos treball que ha executat, i per tant és impossible saber la seva producció, amb independència de la facturació. Per altra banda, les unitats de cost pels centres de servei acostumen a ser el percentatge sobre la facturació; ja que és de fàcil coneixement i aplicació.
Òbviament, dividint el cost anual directe estimat per un centre per la seva “producció” en unitats de cost anuals, trobarem fàcilment el cost unitari de cada un d’ells. Cost que podrem aplicar a cada un dels articles o serveis utilitzant la imatge que aquest és un “portador de cost”, és a dir, que a mesura que avança pels diversos processos que es realitzen a l’empresa va incorporant el seu cost, fins que arriba al magatzem i posteriorment al client. Aquesta imatge acostuma a ser de gran utilitat per confeccionar pas a pas l’escandall de l’article o servei.
L’escandall d’un article o servei ens detalla la seva estructura o la descomposició de tots els elements (materials, accessoris, procés de manufactura, etc.) necessaris per a la seva elaboració. No cal dir que és essencial que l’empresa disposi d’una fitxa o escandall de cada una de les seves activitats, articles o serveis, diferenciant els elements que poden ser directament imputables a cada operació: materials, accessoris, manufactures internes i externes, però també, transports, embalatges, comissions, despeses financers, etc.; més en el cas de les empreses més internacionalitzades, ja que això els permetrà conèixer amb precisió els seus costos i en conseqüència els seus marges. Sortosament la informàtica actual, tal com esmentàvem al principi, ens permet tenir tota la gamma de càlculs, possibilitats i simulacions amb relativa facilitat.
Hem de destacar que si fem el pressupost anual, necessàriament hem de generar una sistemàtica per controlar el grau de desviacions que es produeixen entre la previsió i la realitat. Sovint ens trobem amb professionals que manifesten el seu escepticisme a l’hora de veure la necessitat de fer el pressupost, argumentant que sempre hi ha diferències amb la realitat. A parer nostre, aquesta no és una raó suficient, ja que en fer el control del pressupost, un veu de forma immediata on són i quines són les desviacions que s’han produït i per tant està en disposició de prendre mesures des del primer moment per corregir la situació. I molt especialment, perquè amb el pressupost és possible marcar objectius que faciliten enormement la gestió a les diverses àrees de l’empresa (comercial, producció, finançament, etc.) i ens introdueix al sistema modern de direcció per objectius, que tan bons resultats està donant.
Una bona manera de fer el seguiment del pressupost i naturalment de la realitat d’una empresa és aplicant l’anàlisi TMA (Total Mòbil Anual) de les principals magnituds que hi intervenen. Volem remarcar que encara que es tracta d’una eina clara i senzilla a la pràctica és poc utilitzada empresarialment. El TMA es correspon a la dada dels últims 12 mesos, és a dir, sempre tenim un any a la vista. Quan acaba un mes, el sumem al TMA del mes anterior i li restem la dada del mateix mes de l’any passat (quan acaba el mes de novembre, el sumem al TMA d’octubre i li restem la dada del mes de novembre de l’any anterior – sempre tindrem 12 mesos). Naturalment, a final d’any el TMA es correspon amb l’acumulat de tot un any. Aquesta dada és molt bona, ja que treu l’estacionalitat i ens presenta un valor més homogeni. Per tot això, molts empresaris controlen amb èxit la bona marxa de la seva empresa, portant el TMA de les principals magnituds: Facturació global, la facturació dels principals clients, així com les principals despeses (nòmines, materials, etc.).
A parer nostre, és molt important lligar el control pressupostari amb el control de les unitats físiques produïdes, ja que aquestes incideixen molt directament en el preu de cost. Ens referim a la importància de l’establiment de fulls de treball, que ens permetin fer un seguiment precís dels consums de materials i de les hores anuals produïdes per les persones i/o pels recursos materials utilitzats. Volem insistir en aquest aspecte, ja que sovint la productivitat del personal és clarament millorable i en canvi acostuma a ser un factor determinant en el cost.
Un aspecte sovint oblidat és la preparació del Balanç previsional, ja que aquesta és l’eina que ens permetrà veure anticipadament si el finançament és adequat o no, la seva solvència, així com l’evolució dels terminis de cobrament i pagament. Cal remarcar que aquesta és la millor manera de preveure amb temps les necessitats financeres de futur.
En definitiva, és molt positiu per les empreses establir un sistema que els hi permeti calcular els seus costos unitaris, per tal d’avaluar amb precisió els marges que deixen les diverses operacions, basant-se en el control pressupostari.
Víctor Peiró i Rius
Enginyer Industrial. MBA (ESADE).
Deixa un comentari